Rekryteringsprocess – vad är det och hur ska den genomföras?

För att du ska kunna rekrytera rätt kompetens till ditt företag är det viktigt med en bra rekryteringsprocess. Syftet med rekryteringsprocessen är att den ska skapa struktur och systematik till en annars ganska omständig men mycket viktig del av av organisationens arbete. Den ska även underlätta i det strategiska rekryteringsarbetet samt begränsa den mänskliga faktorn. Vi kommer i denna artikel gå igenom vad en rekryteringsprocess är och hur du som rekryterare kan göra den så fördelaktig som möjligt för din verksamhet.

Varför är rekryteringsprocessen så viktig?

Rekryteringsprocessen fyller många funktioner när du ska rekrytera ny personal till ditt företag. Bland annat hjälper den dig som rekryterar hitta och välja kandidater med rätt typ av kompetens som passar den aktuella tjänsten. Den ser även till att kandidaten får den information som behövs för kunna bestämma sig för om han eller hon är intresserad av tjänsten. 

En välfungerande rekryteringsprocess engagerar kandidaten i företaget. Det är viktigt att han eller hon får träffa centrala personer och framtida kollegor för att få en tydlig bild av arbetsplatsen och den aktuella tjänsten.  

Kom ihåg att rekryteringsprocessen ser olika ut beroende på bransch. När du rekryterar inom förslagsvis IT-branschen där det är extra utmanande att hitta rätt kompetens, är det viktigt att engagera kandidaten under hela rekryteringen. Dessutom har processen nästan alltid ett flertal syften.

Använd din organisations specifika prioriteringar och utmaningar när du designar rekryteringsprocessen.  

Vilka steg brukar processen bestå av vid rekrytering?

Som nämns ovan finns det ingen process som passar alla rekryteringar. Däremot förekommer några vanliga steg, som de flesta rekryteringsprocesser inkluderar:

• Undersöka behov 
• Formulera en kravprofil
• Marknadsföra
• Ta emot ansökningar
• Genomföra olika urvalsmetoder, exempelvis cv-granskning, intervju, testning och referenstagning
• Fatta beslut på det underlag du tagit in om kandidaterna
• Anställa

Hur går en rekryteringsprocess till?

Undersökning av behov – behovsanalys 

Rekrytering är till för att förse organisationen med kompetens, man vill lösa ett kompetensbehov. Ett kompetensbehov betyder inte alltid att organisationen behöver rekrytera. Ställ dig själv följande frågor innan en rekrytering: 

• Vilken kompetens saknar jag?
• Är kompetensbehovet akut eller inte?
• Finns kompetensen redan internt i företaget? Är det möjligt att omplacera personal eller förändra arbetsuppgifter för någon som idag besitter denna kompetens? 
• Går det att utveckla kompetensen internt genom utbildning, kurser och coaching?

Proaktiv eller reaktiv rekrytering? 

Idag arbetar många företag mer reaktivt än proaktivt i sin rekrytering. I de flesta fall påbörjas rekryteringsprocessen först efter att ett behov har uppstått – men då är det för det mesta redan för sent. En rekryteringsprocess tar ofta tid och är omfattande. Därför kan det, om du rekryterar mer reaktivt, gå alldeles för lång tid innan den nya tjänsten är tillsatt. 

Se till att istället arbeta proaktivt för att på så sätt göra rekryteringsprocessen mer effektiv. Då slipper du rekrytera under tidspress och har större möjlighet att hitta den kandidat som är perfekt för tjänsten.

Arbeta strategiskt och intervjua personer med regelbundna mellanrum för att ständigt hålla ögonen öppna. Då kommer du smidigt att kunna tillsätta tjänsten när ett behov väl uppstår. Det är med andra ord bättre att göra en intervju per månad under ett års tid än tolv intervjuer under en och samma månad. 

Du vet väl att Worko hjälper dig att rekrytera proaktivt så att även du kan få tillgång till de bästa kandidaterna. Vi tar löpande kontakt med relevanta kandidater och behåller kontakten med de mest intressanta. Vi har även stenkoll på när dessa kan tänka sig att byta jobb.  

Vi rekommenderar även att du rekryterar kompetensbaserat. Mer om detta kan du läsa här. 

Förarbete inför en rekryteringsprocess 

Innan du kommer igång med rekryteringsprocessen behövs ett gediget förarbete. Det är viktigt att du har koll på vad tjänsten du ska rekrytera till innebär och vilka krav som ställs på arbetstagaren.

Innan rekryteringsprocessen kommer igång är det fördelaktigt att genomföra en jobbanalys och ta fram en kravprofil. Dessa hjälper dig formulera en jobbannons och annat rekryteringsmaterial samt sätta mål och skapa en rekryteringsgrupp.

Jobbanalys

Jobbanalysen är en analys av själva tjänsten samt de ansvarsområden och arbetsuppgifter som tjänsten innefattar. Med en jobbanalys får du bättre förståelse för vilka kompetenser som behövs för att arbetstagaren ska kunna genomföra alla arbetsuppgifter. 

Kravprofil 

Kravprofilen sammanställer alla de krav som ställs på den arbetstagare som tillsätts tjänsten. Med andra ord beskriver kravprofilen en perfekt kandidat. Jobbanalysen fungerar som en grund för kravprofilen då den gör det tydligt vilka krav som ställs på kandidaten tack vare att den är baserad på faktiska arbetsuppgifter och kritiska situationer.

Några av de vanligaste kraven som brukar ingå i en kravprofil är:

• Utbildning
• Erfarenhet
• Kunskap, färdigheter samt förmågor
• Personliga egenskaper
• Intresse och utvecklingspotential 
• Praktiska krav

Annons och rekryteringsmaterial 

Jobbanalysen och kravprofilen fungerar som underlag när du ska ta fram en trovärdig och intresseväckande annons. Det viktigaste är att du beskriver rollen på ett realistiskt sätt. Detta för att kandidaten ska få en korrekt bild av tjänsten -något som minskar risken för att personen säger upp sig till följd av att tjänsten inte uppfyller dennes förväntningar. 

Mål och rekryteringsgrupp

Se till att alltid sätta upp ett mål för rekryteringen samt undersöka vilka parter som bör involveras i själva rekryteringsprocessen.  

Hur genomförs urval?

Rekryteringsprocessen består av flera steg och under processens gång ska ett flertal urval genomföras. För att genomföra urvalen brukar man använda sig av urvalsfrågor i ansökningsprocess, CV-granskning, intervjuer, kunskapstest, personlighetstest och arbetsprov.

Ta alltid hänsyn till följande punkter när du väljer urvalsmetod: 

Kravprofil
Vilka är kompetenserna som ska utvärderas under rekryteringsprocessen och hur kan dessa kompetenser mätas på bästa sätt? 

Urvalsmetodens validitet
Hur bra är urvalsmetoden på att precisera kandidaternas framtida arbetsprestation? Validiteten för urvalsmetoderna varierar såklart en hel del – kunskapstest har exempelvis hög validitet. Placera alltid metoderna med störst validitet längst fram i processen. 

Resurser och effektivitet
Vissa urvalsmetoder kräver mer resurser än andra. Vilka resurser i form av tid och pengar har ditt företag? Ta alltid hänsyn till resurserna när du väljer urvalsmetoder och designar rekryteringsprocessen. 

Kandidatupplevelse
Fundera alltid över hur rekryteringsprocessen kommer upplevas av kandidaterna. Ansökningsförfarandet bör vara så enkelt som möjligt. Det är dessutom en fördel om urvalsmetoderna är både roliga och engagerande. 

Rekrytering som marknadsföringskanal

Under rekryteringsprocessens gång kommer kandidaterna skapa sig en uppfattning om organisationen för att på så sätt avgöra om tjänsten och arbetsplatsen är av intresse eller inte. Kandidaterna tar in och analyserar information på många olika sätt. Det kan vara allt från samtal med rekryterare och chefer till till information på karriärsidor och i e-postmeddelanden. Självklart påverkas upplevelsen dessutom av hur kandidaten blir bemött, hur lång tid rekryteringsprocessen tar samt hur urvalet och bedömningen går till. 

Rekryteringsprocessen är mycket viktig del av din organisations marknadsföring. Har kandidaten en negativ upplevelse av rekryteringen kan det hända att han eller hon delar med sig av detta till vänner och bekanta som i sin tur sprider ordet vidare.

Alla som är involverade i rekryteringsprocessen bör vara medvetna om detta samt anstränga sig för att marknadsföra organisationen på bästa sätt. 

Hur arbetar vi på Worko tillsammans med våra kunder för att lyckas med en bra rekryteringsprocess?

För oss är en optimal rekryteringsprocess A och O. Det är med hjälp av av denna vi kan hjälpa våra kunder lyckas med en framgångsrik rekrytering. 

Vår arbetsprocess börjar alltid med en workshop där vi går igenom kundens organisation följd av en kartläggning där vi tar fram den optimala målgruppen för lämpliga kandidater. Vi fortsätter sedan med att leta reda på och kontakta relevanta personer som vi sedan kontinuerlig återkopplar till. Vi kvalificerar de sökande på ett unikt sätt vilket innebär att bara de allra bästa går vidare till intervju.

När kandidaterna valts ut hjälper vi dig att boka in intervjuerna som du och dina kollegor genomför på egen hand. Efter att intervjuerna samt övriga urvalsmetoder är genomförda sköter vi rådgivning och uppföljning.

Med andra ord ser vi till att din rekrytering fungerar så smidigt som möjligt. 

Därför vet vi hur vi ska hjälpa våra kunder på bästa sätt 

För att kunna erbjuda en effektiv rekryteringsprocess ser vi på Worko till att tillsammans med våra kunder följa upp inför och efter varje steg i processen inom områden som:

• Hur företaget ska arbeta med storytelling och presentation av rollen
• Avstämning kring kandidatens preferenser och feedback
• Balansering mellan införsäljning och kvalificering
• Beslut kring nästa steg

Vi är alltid noga med att ta emot feedback från kandidater för att ta reda på hur väl vi lyckats attrahera dessa. Dessutom tar vi reda på hur bra vi är på att presentera våra kunder samt om vi lyckats matcha arbetsbeskrivningen med kandidaternas faktiska preferenser. Det är tack vare detta tillvägagångssätt som vi hela tiden blir ännu bättre på det vi gör samt kan erbjuda alla våra kunder en riktigt bra rekryteringsprocess. 

Vill du också få hjälp med att rekrytera de absolut bästa kandidaterna till ditt företag? Då tycker vi att du ska kontakta oss på Worko redan idag. Vi lovar att ni tillsammans med oss kommer kunna ta nästa stora kliv i rätt riktning.

Läs mer om hur ett samarbete med Worko fungerar.