Så skapar du engagerade medarbetare på distans 

Allt fler personer, inte minst inom IT-branschen, ställer idag krav på att arbeta på distans. Att gå till kontoret varje morgon är inte längre en självklarhet för alla, och efter pandemin har distansarbete blivit nya normen. För att rekrytera inom IT-branschen, en bransch där det idag som bekant redan är extrem konkurrens om bra kandidater, måste du som arbetsgivare anpassa dig därefter. 

Här har vi satt ihop konkreta tips som hjälper dig att hantera distansarbete på bästa sätt och få engagerade och produktiva medarbetare.

Egenskaper du bör definiera hos kandidater

När du anställer personer för distansarbete är det viktigt att dessa har de färdigheter och egenskaper som behövs för att framgångsrikt kunna arbeta på just distans. Det är viktigt att de har en effektiv kommunikationsförmåga och tydligt kan uttrycka sig i skrift och videosamtal. De bör också vara väldigt ansvarstagande, självgående samt kunna genomföra sina uppgifter och samtidigt hålla andra uppdaterade under vägen.  

När du undersöker detta är det mycket viktigt att fråga kandidaterna om exempel och tidigare händelser som visar på just dessa egenskaper. 

Onboarding – nu viktigare än någonsin 

Om kandidater börjar på distans redan från start, är det viktigt att ta fram ett strukturerat onboarding-program. Att onboarda personer som jobbar hemifrån kräver annorlunda struktur, då du ju inte längre fysiskt kan vägleda dem.  

Tips vid onboarding:

• Installera nödvändig utrustning och ge tillgång till kommunikationslinjer 
  För att de nyanställda ska känna sig trygga och väl förberedda inför start bör du i god tid förse dem med datorer och annan nödvändig utrustning. Innan start bör du säkerställa att de har tillgång till alla kommunikationsverktyg, att de förstår hur de används och får riktlinjer kring hur de ställer in programvara, videosamtal etc.  
• Skicka ett virtuellt välkomstpaket 
  Skicka en personlig hälsning från chefen eller VDn, en gemensam hälsning från avdelningen, en liten gåva eller annat som får dina nyanställda att känna sig välkomna. 
• Skapa ett schema för möten och regelbundna incheckningar 
  Gör ett veckoschema som innehåller virtuella träffar med de andra i teamet, skapa en kalender för utbildningar och företagsevent och schemalägg regelbundna samtal för att ta reda på hur de upplever tiden som ny.  

Motivera och engagera 

Trots att många anser sig jobba lika bra eller till och med bättre på distans, kan hemarbete faktiskt påverka de anställdas prestation. Det är därför viktigt att du förstår hur du kan ge stöd för att förbättra deras engagemang och prestation.

5 tips för att motivera anställda som jobbar på distans:

• Var tydlig med förväntningarna 
  Att vara tydlig med KPI:er, inklusive hur de kommer att mätas och spåras, är viktigt för att motivera och leda dina anställda. Människor presterar bättre när de förstår exakt vad som förväntas av dem, och detta gäller särskilt i en distansmiljö. 
• Se till att det finns lättillgänglig teknisk support  
  Något som blir extra viktigt är att ge anställda en kontaktpunkt för hjälp med tekniska problem. Många företag låter idag de anställda själva lista ut hur problemet ska lösas och vem de ska kontakta. Detta kostar tid och skapar frustration hos de anställda, vilket resulterar i förlorad produktivitet och minskad motivation. Se till att de anställda är väl medvetna om vem de ska kontakta ifall tekniska problem uppstår. 
• Glöm Micromanaging!  
  Ha tydlig kommunikation och tydliga avstämningar men undvik att kontrollera allt de anställda gör. Micromanaging skadar medarbetarnas förtroende och kan i stället minska effektivitet och motivation.  
• Var lyhörd och visa empati 
  Empati och lyhördhet är kärnan i att vara en bra chef och i sin tur motivera de anställda. Vid personliga interaktioner på kontoret kan du läsa av de deras kroppsspråk, något som inte går via telefon och email. I en distansmiljö måste du i stället vara proaktiv och ställa direkta frågor om hur de anställda mår, hur arbetet känns och vad de behöver av dig för att kunna driva sitt arbete framåt. 

Bygg en bra distanskultur 

I och med att de anställda är fysiskt distanserade är det en större utmaning att bygga en kultur, samtidigt blir ju behovet av att bygga en bra distanskultur desto viktigare. Detta kräver däremot mer ansträngning.

3 tips som kan hjälpa dig:

• Samla in feedback regelbundet 
  Ställ förväntan på regelbunden feedback från de anställda, lyssna, reflektera och gör justeringar efter behov. En kultur av konstruktiv feedback kommer få dina anställda att känna sig trygga med att uttrycka sina åsikter och att känna sig hörda. 
   
• Samla teamet 
  Medarbetarna behöver känna samhörighet och få möjlighet att knyta an till varandra. Om möjligheten att samla teamet rent fysiskt inte finns, så kan du anordna virtuella aktiviteter som de kan njuta av. Håll en virtuell frukostsession eller Happy Hour där de anställda får nätverka med varandra. Starta även kanaler i tex Slack eller Asana, där de kan ha både direkt jobbrelaterade och mer sociala diskussioner med varandra.  
   
• Skapa mentorskapsprogram 
  En av de viktigaste delarna i att bygga förtroende och en känsla av tillhörighet hos de anställda är att hjälpa dem att växa och lära av sina medarbetare. Inför rutiner som hjälper alla att växa individuellt och i grupp: integrera teambuilding-övningar, håll gemensamma workshops eller kör en ”Lunch & Learn” varje vecka.

Arbetet med att hålla de anställda motiverade och främja en bra arbetskultur kan verka självklart, men för företag med anställda som arbetar på distans kan det bli en stor utmaning. Det krävs både struktur, processer och långsiktigt regelbundet arbete för att få dem att trivas och stanna på din arbetsplats – men det är fullt möjligt!