Flextid: Så tillämpar ni flexibla arbetstider

En av de viktigaste preferenserna för att få kandidater att välja er som arbetsplats och stanna.

Flexibelt arbete är inte längre bara för gig-konsulter eller frilansare – Nu erbjuder många traditionella arbetsgivare flexibla arbetstider till sina anställda. Som arbetsgivare kan det dock finnas en viss tveksamhet till att erbjuda flexibla arbetstider. När allt kommer omkring, hur gynnas ni som företag av detta?

Även om det är sant att anställda får ut mycket av flexibla arbetstider, vet smarta arbetsgivare att det också gynnar dem, allt från ur en miljösynpunkt till att ha ett försprång inom rekrytering och förbättra mångfalden. Fördelarna med flexibelt arbete kan hjälpa ditt företag att ligga före konkurrenterna.

Vad innebär flextid på arbete?

Det enklaste sättet att definiera arbetsplatsflexibilitet är att se det som ett avtal mellan arbetsgivare och anställd. Avtalet består vanligtvis av tre delar. 

Anställda kan:

1. Välja var de jobbar ifrån
2. Skapa ett arbetsschema som fungerar bäst för dem
3. Schemalägga sin arbetsdag som de vill

Som arbetsgivare kan du erbjuda din personal den här friheten, men att hålla reda på alla medarbetares olika arbetsscheman kan tyckas vara för mycket arbete för lite avkastning.

Fördelarna med flexibelt arbete för företag är dock så mycket mer än gladare anställda. Arbetsgivare som ger sin personal friheten att arbeta med flexibla arbetstider kan också bli ett grönare, mer lönsamt och mer eftertraktat företag som folk vill arbeta för.

Flextid och regler: Villkor för “kärntimmar”

Trots att det endast handlar om tre enkla punkter att förhålla sig till är det inte alltid så enkelt att tillämpa arbetsflexibilitet. Sanningen är att arbetsgivare fortfarande behöva införa vissa villkor för flexibelt arbete, även på de mest flexibla arbetsplatser.

Även om flexibla arbetstagare kan arbeta vilken tid som helst, som passar deras arbetsstil bäst, kan arbetsgivaren kräva att anställda arbetar vissa kärntimmar som överlappar med andra teammedlemmar för att säkerställa att alla kan ingå i teamets veckomöte eller vara tillgänglig för kunder i en viss tidszon.

Vilka är fördelarna med flexibelt arbete för arbetsgivaren?

1. Minska personalomsättning

Att låta dina befintliga anställda ha flexibla arbetstider kan hjälpa dig att behålla värdefull personal. Flexibla scheman är utan tvekan en av de viktigaste förmånerna anställda vill ha av sina arbetsgivare.

En undersökning från 2018 visade att 80% av kandidaterna skulle välja ett jobb som erbjuder ett flexibelt schema framför de som inte gjorde det. Faktum är att 30% sa att de värdesätter flexibelt arbete framför extra semestertid. 35 % sa att flexibelt arbete är så viktigt för dem att de prioriterar det framför att ha en mer prestigefylld titel eller befattning.

Om det inte räcker för att övertyga dig, tänk på att en studie från 2017 visade att arbetssökande är villiga att ta upp till 8 % mindre i lön om det innebar att de kunde arbeta för ett företag som tillåter flexibla arbetsscheman.

Ännu mer talande är att 80% av de tillfrågade sa att de skulle vara mer lojala mot sin arbetsgivare om de erbjöd flexibelt arbete, och 52% sa att de redan hade försökt förhandla om flexibla arbetsarrangemang med sin nuvarande arbetsgivare.

Tänk på det i termer av kronor och ören. Det genomsnittliga företagets kostnad per anställning är cirka 40 000 kronor för att rekrytera, anställa och utbilda en ny anställd. Att förhindra din arbetsstyrka från att lämna eftersom du erbjuder flexibel schemaläggning kan skörda betydande kostnadsbesparingar på lång sikt.

2. Locka topptalanger

Med tanke på att många arbetssökande är mer intresserade av ett flexibelt schema än andra förmåner, och att flexibelt arbete gynnar företag lika mycket som det gör anställda, är det naturligt att ett erbjudande om flexibla arbetstider kan hjälpa dig att rekrytera fler topptalanger.

Om inget av ovanstående övertygar dig om att att erbjuda flexibla scheman till personalen kommer att gynna ditt företag, tänk på att under de senaste 10 åren har 83 % av företag redan eller planerar att erbjuda flexibla scheman till sina anställda.

3. Förbättra mångfalden

Om du begränsar din kandidatpool till en enda plats (eller till och med ett fåtal platser), kommer du att ha en smalare grupp av kandidater. Och om du befinner dig på en homogen plats kommer din arbetsstyrka sannolikt att bli mindre mångsidig. Även om du betalar för omlokalisering, ber du kandidaten att vara en del av en mindre mångfaldig gemenskap, vilket kan leda till att du går miste om en kandidat. En studie från 2019 visade att företag med anställda från många olika bakgrunder har bättre presterande team än homogena organisationer. Genom att skapa ett brett och mångsidigt nät kommer du att få de bästa möjliga kandidaterna. Distansarbete kommer inte bara öka ditt företags mångfald, utan det kommer att hjälpa ditt resultat.

4. Öka produktiviteten

Att arbeta flexibelt kan faktiskt öka de anställdas produktivitet. En undersökning från 2019 som gjordes på distansarbetare visade att de i genomsnitt arbetar 1,4 fler dagar per månad än anställda på kontoret. Det leder till 16,8 fler arbetsdagar varje år. Dessutom hanterar anställda på kontoret distraktioner på arbetsplatsen i genomsnitt 37 minuter per dag, jämfört med de 27 dagliga minuterna en distansanställd upplever. 

När du är i en flexibel miljö, tvingar det chefer och ledare att utvärdera sina anställda på vad som faktiskt betyder något kontra deras närvaro på en fysisk plats. Detta underlättar en resultatorienterad kultur som betonar stark påverkan och därmed hjälper verksamheten att blomstra.

En studie av anställda vid U.S. Patent and Trademark Office (USPTO) stöder dessa observationer. En tvåårig studie visade personal som fick arbeta hemifrån och arbeta var som helst var 4,4 % mer produktiva än sina motsvarigheter på kontoret.

5. Förbättra medarbetarnas engagemang

Engagerade medarbetare är de som förstår vad deras roll är och hur det de gör bidrar till företagets framgång. Ett av sätten som företag skapar en kultur av engagemang är genom att skapa en arbetsplats som stärker och respekterar de anställda.

Och, du gissade rätt, ett av de bästa sätten att stärka dina anställda och visa att du respekterar dem är att tillåta flexibla arbetsscheman. När du låter människor arbeta flexibelt säger du att du litar på att de får sitt arbete gjort oavsett hur, när eller var det händer.

Denna investering lönar sig på lång sikt. Anställda som är engagerade i sina jobb tenderar att prestera bättre än de som inte är engagerade i sina jobb. Engagerade medarbetare översätts till:

• Färre missade arbetsdagar
  Ibland är en anställd för sjuk för att gå till kontoret men inte tillräckligt sjuk för att de inte kan få något arbete gjort. Att tillåta dem att arbeta hemifrån under dessa omständigheter innebär att mer arbete blir slutfört.
• Mindre omsättning
  Personal som arbetar med flexibla arbetstider är mer benägna att förbli lojala anställda eftersom de kan balansera arbete med fritid och familj utan att känna att de sviker det ena eller det andra (eller båda!).
• Ta vara på långvariga medarbetares erfarenhet
  Personal som jobbat länge besitter stor kunskap, men de kanske inte längre vill arbeta heltid eller i ett hårt klimat. Att tillåta flexibelt arbete innebär att medarbetaren kan fortsätta arbeta för dig medan du behåller den här viktiga kompetensen.

6. Ger ett kostnadseffektivt och miljövänligt val

Flexibla arbetstider sparar inte bara pengar för både anställda och arbetsgivare, de har också en positiv inverkan på miljön och hjälper till att stödja FN:s mål för hållbar utveckling.

Anställda med flexibla arbetstider kanske inte behöver pendla till kontoret varje dag. Detta sparar dem pengar på pendlingskostnader, arbetskläder och att äta lunch ute varje dag. Arbetsgivare sparar i sin tur pengar på sina omkostnader. De kan hyra ett mindre kontor och använda mindre el och vatten.

Dessa förändringar resulterar också i ett lägre koldioxidavtryck för både personal och arbetsgivare. Eftersom personalen inte pendlar lika ofta (om alls), oavsett hur de kommer till kontoret, släpper de inte ut lika många skadliga utsläpp. När arbetsgivare hyr ett mindre kontor och använder mindre vatten och el, bidrar de också till att minska deras negativa påverkan på miljön.

Arbetsvärlden förändras

Med tanke på alla sätt som COVID-19 har förändrat världen har pandemin varit en vändpunkt för flexibelt arbete.

Anställda har lärt sig att flexibelt arbete kan hjälpa dem att balansera arbete och hemma-livet. De har funnit att hemarbete har sina fördelar, inklusive förmågan att vara produktiv. Arbetsgivare har också lärt sig att flexibelt arbete håller deras företag igång under en pågående nödsituation.

När pandemin upphör, finns det en god chans att anställda inte kommer att vilja gå tillbaka till de “gamla sätten”. Den flexibla arbetstrenden var på uppgång före COVID-19, men den har blivit ännu vanligare, vilket innebär att arbetssökande är mer benägna att välja jobbet som erbjuder flexibla arbetstider framför det som inte gör det.

Arbeta smart, arbeta flexibelt

Flexibla arbetstider gynnar både arbetsgivaren och arbetstagaren på många sätt. Även om det kan vara en stor förändring i hur ni har arbetat tidigare, kommer införande av flexibla arbetstider nu hjälpa företag att lyckas i framtiden.